La facturation électronique dans le secteur de la construction : les enjeux et les avantages
Avec l’adoption de l’arrêté royal du 9 mars 2022 en Belgique et la loi du 13 décembre 2021 au Luxembourg, l’utilisation de la facturation électronique est désormais une réalité dans le secteur de la construction.
Cet article explore les principaux aspects de ces réglementations en Belgique et Luxembourg, les enjeux ainsi que les avantages qu’elle offre aux acteurs de ce secteur et aux marchés publics et l’adaptation de la facturation électronique dans votre logiciel Hit-Office de Ficos.
Les points clés des réglementations belges et luxembourgeoises
Belgique
L’arrêté royal du 9 mars 2022 est progressivement mis en vigueur :
- Septembre 2022 : Pour les marchés publics avec des contrats d’une valeur estimée à plus de 214.000 EUR.
- Mars 2023 : La facturation électronique devient obligatoire pour les entreprises avec un montant égal ou supérieur à 30.000 EUR.
- Septembre 2023 : L’obligation de facturation électronique s’appliquera pour les contrats d’une valeur de moins de 30.000 EUR.
- Les contrats d’une valeur inférieure à 3.000 EUR sont exonérés de cet arrêté royal.
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Luxembourg
La loi du 13 décembre 2021 est entrée en vigueur échelonnée :
- Les grandes entreprises ont besoin d’utiliser la facturation électronique depuis le 18 mai 2022.
- Pour les moyennes entreprises, cette obligation est valable depuis le 18 octobre 2022.
- L’obligation pour les petites entreprises s’applique depuis le 18 mars 2023.
Consultez le site du ministère de la Digitalisation pour plus d’information.
Les enjeux et avantages pour le secteur de la construction
Bien que la facturation électronique présente de nombreux avantages, que nous expliquons plus en détail dans le paragraphe suivant, il est important de noter qu’elle peut entraîner certains défis pour le secteur de la construction :
- Investissement : La transition vers la facturation électronique nécessite un investissement initial pour mettre en place les systèmes et les technologies nécessaires. Cela peut représenter un coût financier pour les petites entreprises de construction qui peuvent avoir des ressources limitées.
- Complexité des transactions : Le secteur de la construction implique souvent des transactions complexes avec plusieurs parties prenantes, des variations dans les devis, les modifications de commande et les conditions de paiement. La gestion de ces processus complexes dans un environnement électronique peut nécessiter une adaptation des systèmes et des processus existants.
- Besoin de compétences techniques : La facturation électronique exige une certaine maîtrise des technologies de l’information et de la communication. Les entreprises de construction doivent s’assurer d’avoir les compétences techniques nécessaires pour mettre en œuvre et gérer efficacement les systèmes de facturation électronique.
- Besoin de coordination entre les parties prenantes : La transition vers la facturation électronique nécessite une coordination étroite entre les différentes parties prenantes du secteur de la construction, y compris les sous-traitants, les fournisseurs et les clients. Toutes les parties doivent être prêtes à adopter la facturation électronique et à s’adapter aux nouveaux processus.
- Sécurité des données : La facturation électronique implique le transfert et le stockage de données sensibles, telles que les informations financières et les données personnelles. Les entreprises doivent prendre des mesures adéquates pour garantir la sécurité et la confidentialité de ces données, en mettant en place des protocoles de sécurité robustes et en respectant les réglementations en matière de protection des données.
- Conformité aux réglementations : Les entreprises de construction doivent veiller à se conformer aux exigences légales en matière de facturation électronique, telles que la conservation des factures électroniques pendant une période définie. Cela nécessite une bonne compréhension des réglementations en vigueur et une mise à jour régulière des pratiques pour rester en conformité.
Cependant, malgré les défis, la transition vers la facturation électronique présente de réels avantages pour le secteur de la construction :
- Réduction des délais de paiement : La facturation électronique permet d’accélérer le processus de paiement en évitant les retards liés à l’envoi postal et aux délais de traitement manuel. Cela améliore la gestion des flux de trésorerie et contribue à une meilleure stabilité financière pour les entreprises de construction.
- Suivi et gestion simplifiée : Les factures électroniques offrent une traçabilité précise des transactions, ce qui facilite la gestion et le suivi des paiements. Les entreprises de construction peuvent obtenir des informations en temps réel sur l’état des factures, les montants payés et les paiements en attente, ce qui simplifie la gestion des finances.
- Réduction des erreurs : La facturation électronique réduit les risques d’erreurs de saisie et de transmission de données, comparativement aux factures papier. Les informations sont directement intégrées dans les systèmes comptables, ce qui limite les erreurs humaines et les problèmes de correspondance entre les factures et les paiements.
- Gain d’espace de stockage : Contrairement aux factures papier qui nécessitent un espace de stockage physique, les factures électroniques sont stockées de manière électronique, ce qui permet de réduire les coûts de stockage et de libérer de l’espace dans les bureaux. De plus, la recherche et la récupération des factures sont simplifiées grâce à des systèmes d’archivage électronique.
- Respect de l’environnement : La facturation électronique contribue à la préservation de l’environnement en réduisant la consommation de papier, d’encre et d’énergie associée à l’impression et à l’envoi postal. Cela permet au secteur de la construction de réduire son empreinte carbone et de s’engager dans des pratiques commerciales plus durables.
- Simplification des échanges avec les autorités fiscales : La facturation électronique facilite la communication et les échanges avec les autorités fiscales, notamment en termes de vérification des données et de respect des réglementations fiscales. Cela peut simplifier les procédures de déclaration et de conformité fiscale pour les entreprises de construction.
En adoptant la facturation électronique, les entreprises de construction peuvent réaliser des gains significatifs en termes d’efficacité opérationnelle, de gestion financière et de durabilité environnementale.
Comment adapter cette réglementation dans votre logiciel Hit-Office ?
Ficos a adapté son logiciel HIT-Office pour vous faciliter la vie par l’envoie des factures électroniques.
Par un simple clic, HIT-Office produit votre facture en fichier XML conforme à la loi. L’atout est que vous pouvez garder votre facture dans votre format habituel et la recevez simultanément dans le format requis pour la facturation électronique. Vous êtes ainsi certain de répondre aux obligations légales.
Par une plateforme intermédiaire, les factures en format xml peuvent être envoyées via Peppol à votre client.
Vous pouvez recevoir des factures de vos fournisseurs de la même façon.
En conclusion, la réglementation sur la facturation électronique constitue un tournant majeur pour le secteur de la construction. Bien que la transition puisse présenter des défis, elle offre également des opportunités d’amélioration significatives en termes d’efficacité, de réduction des coûts et de collaboration renforcée. Les acteurs du secteur sont invités à s’adapter rapidement à ces nouvelles exigences pour rester compétitifs et tirer pleinement parti des avantages offerts par la facturation électronique.
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