Gérer efficacement les inventaires d’outillage
pendant les périodes de pause :
Un atout pour une reprise réussie
Pendant les périodes de pause, qu’il s’agisse de vacances ou de congés, de nombreuses entreprises peuvent être tentées de relâcher leur vigilance en matière de gestion des inventaires d’outillage. Pourtant, c’est précisément durant ces périodes que la gestion efficace de l’outillage peut faire la différence et ce, en prévision de la reprise des activités. Cet article examine l’importance de maintenir un contrôle rigoureux sur les inventaires d’outillage pendant les pauses, les avantages d’une telle approche et les meilleures pratiques à adopter pour une reprise réussie.
Pourquoi la gestion des inventaires d’outillage est-elle cruciale pendant les périodes de pause ?
L’outillage représente un actif précieux pour de nombreuses entreprises, qu’il s’agisse d’outils de production, d’équipements spécifiques ou de machines essentielles au bon fonctionnement des opérations. En période de pause, plusieurs facteurs rendent la gestion des inventaires d’outillage essentielle :
- Prévenir les pertes et les vols : en maintenant un suivi régulier des équipements, on diminue les risques de pertes, de vols ou d’endommagements accidentels.
- Réduire les coûts : une bonne gestion des stocks permet de mieux planifier les achats et d’éviter les doubles commandes, ce qui réduit les coûts inutiles.
- Faciliter la reprise des activités : lorsque l’entreprise reprend son fonctionnement normal, une gestion adéquate des inventaires d’outillage garantit une disponibilité rapide des équipements nécessaires.
- Améliorer l’efficacité opérationnelle : une gestion rigoureuse permet d’identifier les outils obsolètes ou inefficaces, favorisant ainsi l’efficacité des processus.
Les avantages d’une gestion proactive des inventaires d’outillage
- Préservation des actifs : en suivant de près les outils et équipements, on s’assure qu’ils sont correctement entretenus et que leur durée de vie est optimisée.
- Réduction des temps d’arrêt : en disposant d’un inventaire bien organisé, les collaborateurs peuvent rapidement retrouver les outils dont ils ont besoin, minimisant ainsi la perte de temps.
- Réactivité aux imprévus : pendant les périodes de pause, il est possible qu’un besoin urgent d’outillage se présente (réparation, maintenance). Une gestion proactive permet de réagir rapidement à de telles situations.
- Image de marque renforcée : une entreprise qui démontre une gestion responsable et efficace de ses actifs est perçue positivement, tant auprès de son personnel, que des clients et partenaires commerciaux.
Les meilleures pratiques pour une gestion optimale
- Réaliser un inventaire complet : avant la période de pause, effectuez un inventaire détaillé de tous les équipements et outils présents dans l’entreprise. Le module équipements du logiciel Hit-Office permet de lister de manière détaillée l’ensemble des outils de l’entreprise.
- Utiliser des systèmes de suivi : adoptez des outils technologiques pour suivre les mouvements et l’utilisation des équipements. Installer un QR Code sur chaque outil et utiliser l’application Hit-Stock permet de facilement identifier l’équipement, sa destination et sa localisation.
- Désigner des responsables : Nommez des responsables de l’outillage pour chaque département ou zone, chargés de la maintenance, des prêts et des retours.
- Mettre en place des procédures de prêt et de retour : Etablissez des règles claires sur l’emprunt des outils, les délais de retour et les conditions d’utilisation et organisez des sessions de formations pour le personnel afin de mettre en place ces règles de manière cohérente.
- Prévoir un suivi régulier : même pendant la pause, réalisez des vérifications périodiques pour éviter les surprises à la reprise des activités.
Cas d’utilisation chez un client
Une entreprise de voirie de la région liégeoise nous a demandé d’évaluer la meilleure façon de suivre l’outillage via un suivi de scanning QR Code. A l’analyse, nous avons constaté que l’outillage pouvait avoir 3 destinations : le dépôt, le chantier ou dans un véhicule.
Nous avons mis en place un listing des outils par famille dans le module équipements de Hit-Office. Ce listing permet de compléter la signalétique de chaque équipement (description, n° de série, immatriculation, date d’entrée, responsable, etc.) et d’affecter une ressource location pour suivre le coût de location de chacun d’eux.
Nous avons également mis en place les process de créations des lieux destinations (projets, camionnettes) pour pouvoir effectuer les affectations sur ces différents points.
Une fois le listing outil créé, il est possible de générer un QR Code pour chacun d’eux afin de le reconnaitre via l’application de scanning Hit-Stock.
En pratique, le magasinier sélectionne la destination (chantier ou camionnette), scanne les outils à déposer dans la destination et la personne qui les réceptionne. En cliquant sur « envoyer », le mouvement de location se fait dans Hit-Office et le statut de l’équipement passe en affectation avec la destination correspondante. Cela permet via un simple filtre visuel de voir directement les outils disponibles ou affectés ainsi que leur destination. Différents rapports affichent également l’historique de location des outils ainsi que les affectations par destination.
L’entreprise a profité de la période de congé pour rapatrier tous les outils vers le dépôt afin de faire l’inventaire de chaque camionnette pour avoir une vue claire de la localisation de chacun d’eux. Cela lui permet de reprendre ses activités avec une visualisation globale de son entreprise.
La fonction de génération périodique de coûts permet d’affecter le coût de location vers le chantier en fonction du nombre de jours de présence sur celui-ci.
La gestion des inventaires d’outillage en période de pause est un aspect souvent négligé, mais crucial pour la santé et le succès d’une entreprise. En appliquant des pratiques de gestion rigoureuses, l’entreprise peut préserver ses actifs, réduire les coûts, maintenir son efficacité opérationnelle et être mieux préparée à une reprise sans accroc. Une approche proactive démontre également une responsabilité et un engagement envers la durabilité des opérations, renforçant ainsi l’image de marque de l’entreprise.
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