Gérer vos matériaux et autres ressources de manière optimisée :
Bases de données ressources et catalogues

Qu’entend-t-on par « Base de données ressources » ?

Il s’agit de la bibliothèque reprenant tous les éléments pouvant être mis sur un devis, pris en compte dans un calcul de prix ou imputé dans la rentabilité de chantier. On y retrouvera les matériaux, les heures de main d’œuvre, les machines etc.

Dans le secteur de la construction, où chaque détail compte, une base de données ressources bien entretenue est un atout précieux. Elle est la pierre angulaire de la bonne constitution d’une offre et de la gestion efficace des projets. Elle permet une optimisation des ressources, une réduction des coûts, une amélioration du processus d’achat et une meilleure visibilité générale.

Pour les entreprises de secteur, qui doivent gérer un éventail très large de matériaux, avoir un système efficace permettant cette gestion quotidienne est un atout majeur voire indispensable.

Négliger l’importance des bases de données dans leur ERP serait comme construire une maison sur des fondations fragiles.

Constituer sa base de données : quelles sont les bonnes pratiques ?

1. Identifiez vos besoins spécifiques

Comprenez les besoins de votre entreprise en matière de gestion de projet, de planification, de gestion des ressources humaines, de gestion des fournisseurs, etc. Cette étape est essentielle pour déterminer les ressources à inclure dans la base de données.

Ce travail préalable permet d’avoir une liste complète et exhaustive tout en évitant de mettre des informations qui seraient superflues car pas utilisées.

2. Normalisez les données

Utilisez une terminologie cohérente et normalisée pour décrire chaque ressource. Par exemple, définissez des codes ou des nomenclatures standard pour les matériaux et les équipements. Cela peut grandement faciliter les recherches, l’application de filtres divers ainsi que l’extraction de données pour analyses.

3. Catégorisez les ressources

Divisez les ressources en catégories logiques telles que matériaux, équipements, main-d’œuvre, sous-traitants, fournisseurs, etc. Cela facilite la gestion et la recherche de données. Dans Hit-Office, cette catégorisation sert également à appliquer la marge (déterminée par type de ressources).

4. Intégrez des données complètes

Pour chaque ressource, incluez des informations détaillées telles que les caractéristiques techniques, les unités, les conditionnements, les spécifications, les coûts, les fournisseurs, les délais de livraison, les certifications, etc.

La mise en commun de ces informations peut améliorer la communication entre vos équipes, éviter des recherches dans de multiples dossiers et une plus grande précision dans le travail quotidien.

5. Planifiez des mises à jour régulières

Les données dans votre base de données de ressources doivent être actualisées régulièrement pour refléter les changements dans votre entreprise. Établissez des procédures pour la maintenance et la mise à jour des données.

Qu’il s’agisse des gammes d’articles ou des prix, ces informations sont importantes afin de toujours proposer l’offre la plus adaptée au meilleur prix.

De quelle façon Hit-Office améliore cette gestion au quotidien ?

Les compositions-types

Un système de groupes de calculs faisant office de « recette » pour une prestation.
Exemple : un mètre carré de mur de Blocs 19 qui requiert : 1 heure de main d’œuvre maçon, 10 blocs, 3 kg de ciment et un litre d’eau.
La composition est préenregistrée, permettant un gain de temps considérable ainsi qu’une constance dans l’utilisation des matériaux et des remises de prix.

Le module « Données » de Hit-Office

Il s’agit de l’outil de base pour la gestion des ressources, une bibliothèque incluant de nombreux champs prévus pour reprendre l’ensemble des informations relatives aux données. Le système offre la possibilité d’importer directement une bibliothèque depuis un tableau Excel. Celui-ci peut venir d’un autre ERP, d’un fournisseur ou de toute autre source d’informations.

Le module « Catalogue » de Hit-Office

Permet de charger un catalogue fournisseur complet sans l’imputer dans la base de ressources « propre » : certains contiennent plusieurs centaines de milliers de lignes, il est donc utile d’avoir un espace qui y est dédié afin de ne pas « diluer » la base de ressources propres à l’entreprise.
Les mises à jour de prix sont faciles à réaliser et permettent d’obtenir les dernières modifications tarifaires pour plusieurs milliers d’articles en quelques clics.

Intégration avec d’autres modules

Un logiciel ERP tel que Hit-Office est souvent modulaire, ce qui signifie que vous pouvez intégrer la gestion des ressources avec d’autres modules tels que la gestion de projet, la gestion des achats (permettant également de faire les mises à jour de prix), la gestion des stocks, la comptabilité, etc. Cela assure une meilleure cohérence des données à travers l’entreprise.

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