Le secteur de la voirie et ces besoins spécifiques
Dans le cadre de notre newsletter spéciale consacrée à Hit-Office, nous allons explorer en détail les fonctionnalités de ce logiciel particulièrement adapté au secteur de la voirie. Domaine dans lequel nous avons déjà de solides références en Wallonie et au Luxembourg.
Fort de mes 11 années d’expérience dans la mise en place de Hit-Office, j’ai eu l’occasion de travailler avec des entreprises de voirie de toutes tailles. J’ai constaté que leurs besoins sont souvent similaires, quels que soient les projets. Le secteur de la voirie ne se limite pas uniquement à la construction de routes, il englobe également l’aménagement extérieur comme la création de jardins, l’installation de terrains de jeux, la réfection de trottoirs, ou même la préparation de fondations pour l’installation d’éoliennes.
Les entreprises de voirie font généralement appel aux mêmes moyens sur leurs chantiers : des travailleurs, des machines, des véhicules de transport et des matériaux. Tous ces éléments sont invariablement pris en compte dans le calcul des devis. Par exemple, une estimation typique pourrait être la nécessité de deux travailleurs et d’une grue pendant deux jours pour mener à bien un projet.
Quels sont les moyens mis en place dans Hit-Office pour répondre à leurs besoins ?
Hit-Office est un système ERP spécialisé dans le secteur de la construction, conçu pour suivre l’ensemble du processus, de la création du devis à la facturation finale.
Voici comment Hit-Office répond aux besoins spécifiques des entreprises de voirie :
Bibliothèque : Hit-Office comprend plusieurs bibliothèques pour simplifier le travail des personnes en charge des devis. La bibliothèque des ressources permet d’intégrer tous les éléments nécessaires pour chiffrer un devis, tels que les matériaux, la main-d’œuvre, les machines, etc. Par exemple, elle permet d’ajouter des données comme la bordure de 7/10 en mètre linéaire. La bibliothèque des compositions-types permet de créer des groupes de calculs adaptés à des métiers spécifiques, comme la construction d’une dalle en béton ou la pose d’un mètre de bordure. Cette bibliothèque présente trois fonctionnalités particulièrement utiles dans le secteur de la voirie :
1. L’ID de la composition peut correspondre à la référence Qualiroute utilisée dans les chantiers publics, ce qui facilite le pré-chiffrage automatique lors de l’importation de données depuis un bordereau Excel.
2. Le calcul des quantités en capacité journalière permet d’estimer la quantité de travail qu’une équipe peut accomplir en une journée, par exemple la pose de 150 mètres de bordures.
3. La décomposition du prix par ressources, en distinguant la main-d’œuvre, les machines et les matériaux.
Gestion de l’offre : Hit-Office simplifie la création de devis en permettant l’importation de métrés à partir d’Excel ou de bibliothèques, ou encore en saisissant les données manuellement. L’import d’un excel « qualiroutes » permet d’obtenir directement une offre pré-chiffrée. La fonction « métré » des positions permet d’introduire en détail les relevés de quantités du travail à accomplir. La bibliothèque des ressources et compositions-types permet de décomposer le prix en détail de chaque position et donc optimiser tous les processus de la gestion de chantier.
Gestion du projet et facturation : Le logiciel facilite la facturation des chantiers grâce aux fonctions des états d’avancement. L’état d’avancement est configuré pour calculer précisément le montant des travaux exécutés de chaque position, pour gérer précisément les formules de révisions et, dans certains cas, pour répartir la facturation des parties de projet entre différents clients.
Les avantages de l’utilisation de Hit-Office pour les états d’avancements sont le report automatique des quantités entre 2 états, les fonctions de calculs en quantité et en pourcentage et la possibilité de justifier directement dans l’état les quantités d’une position.
La gestion de projet permet à tout moment de ressortir le budget du chantier et d’introduire des positions supplémentaires.
L’encodage des bons de livraisons : Un autre point récurrent dans le secteur de la voirie est l’encodage des bons de livraisons des chantiers. En effet ce type de chantier implique le passage et la livraison de beaucoup d’intervenants et un suivi détaillé des coûts du chantier est indispensable à la bonne réalisation de celui-ci.
La réalisation des travaux implique le déplacement de matériaux, des versages et la livraison de beaucoup de produits (sable, pierre, béton et autres matériaux). La capacité des outils de transports est limitée à la taille du camion et il est donc fréquent de voir une file de véhicules arriver en même temps sur un chantier pour mener à bien l’exécution de celui-ci. Chaque camion est muni d’un bon de livraison et celui-ci est retranscrit dans Hit-Office afin de suivre la rentabilité du chantier.
Afin de faciliter le suivi et l’encodage de ceux-ci nous avons mis en place 2 outils très efficaces pour les utilisateurs.
- Le module achat impliquant les bons de commandes et les bons de livraisons, un décompte automatique des quantités se fait pour éviter les multiples encodages des mêmes informations.
- L’utilisation de Hit-Mobile et des rapports de chantiers afin d’accélérer la remontée des bons de livraisons depuis le terrain jusqu’au bureau (ouvrir un rapport, encoder le nom du fournisseur, une référence et la photo du bon). Le bon rentre directement dans la rentabilité du chantier et peut être compléter par le bureau. A partir de cette fonction, fini les bons illisibles, perdu sur une palette ou trainant dans la cabane de chantier.
L’encodage des prestations et machines peut également être encodé dans ce rapport et permet d’avoir une vue journalière de l’avancée des travaux.
Gestion du parc outillage : pour être performant sur chantier, il est important d’être équipé de matériel de qualité mais une grande majorité des entreprises rencontrent le même problème : le suivi du parc machine.
Le module équipement de Hit-Office centralise les informations sur les machines et équipements, permettant de suivre leur état, les entretiens nécessaires, etc.
En résumé, Hit-Office est un outil complet qui couvre tous les aspects de la gestion de projets de voirie, de la création des devis à la facturation finale. Il aide les entreprises à rationaliser leurs opérations, à améliorer leur rentabilité et à assurer un suivi précis de leurs chantiers. Pour bien commencer avec Hit-Office, il est essentiel de constituer une bibliothèque de ressources pour éviter les doubles encodages d’informations et garantir des devis précis, ce qui permettra de gagner du temps dans la gestion quotidienne.
Hit-Office se présente comme une solution complète, du devis à la facturation finale, en passant par la gestion détaillée des ressources, des compositions-types et des états d’avancement. Grâce à ses fonctionnalités telles que la bibliothèque des ressources, la gestion des offres, le suivi des bons de livraisons, la gestion du parc outillage et bien d’autres, Hit-Office se positionne comme un allié indispensable pour les entreprises de voirie. Il offre non seulement un moyen de rationaliser les opérations et d’améliorer la rentabilité, mais aussi de garantir un suivi précis et efficace des chantiers. La mise en place d’une bibliothèque de ressources apparaît comme une étape cruciale pour assurer la précision des devis et optimiser la gestion quotidienne des projets. En résumé, Hit-Office se présente comme un outil puissant et polyvalent, répondant de manière exhaustive aux besoins spécifiques du secteur de la voirie, et offrant ainsi aux entreprises un moyen de gérer leurs projets de manière plus efficace et rentable.
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