Les différentes étapes de la commande fournisseur pour un chantier jusqu’au paiement de la facture
Les étapes entre la passation de commandes fournisseurs pour un chantier et la réception de la facture fournisseur constituent un processus fondamental dans la gestion de projets de construction. Ce processus vise à garantir une livraison efficace de matériaux et de services, tout en respectant les termes du contrat et les échéances. Les étapes typiques comprennent la demande de devis, la passation de commande, la réception des biens ou services, la vérification de leur conformité, et enfin, la réception et le paiement de la facture fournisseur. Chacune de ces étapes revêt une importance cruciale pour la gestion financière et opérationnelle d’un projet ou d’une entreprise, en assurant une traçabilité et une transparence essentielles.
Hit-Office permet de suivre toutes ses étapes via les modules projets, achat et comptabilité. Dans cet article nous allons décrire les différentes étapes dans ce flux essentiel pour le suivi de vos chantiers.
Etape n° 1 : l’ouverture d’un projet
Dans Hit-Office l’ouverture d’un chantier apporte un ensemble d’informations pertinentes à la gestion de celui-ci. Au départ du module offre nous pouvons chiffrer l’ensemble du métré du dossier et construire la liste des ressources nécessaires à l’exécution de ce chantier. Pour chaque projet nous obtiendrons dès lors la liste de tous les articles prévus sur ce chantier et la quantité nécessaire pour chacun d’eux.
Etape n° 2 : la gestion de la bibliothèque
Un point central dans la mise en place de Hit-Office est la bibliothèque des références. Une bonne table des matières permet de naviguer entre les différentes familles de produits. La signalétique de ces derniers est composée de sa description, son unité d’achat, d’un prix et des différents fournisseurs chez qui on peut acheter les produits. Un complément d’informations permet de suivre la fluctuation des prix, les commandes en-cours, le conditionnement, etc.
Etape n°3 : la commande chez le fournisseur
Le module achat de Hit-Office permet facilement de passer toute commande vers un fournisseur. Les fonctions « importer » vont pouvoir dispatcher les ressources du chantier entre les différents fournisseurs de l’entreprise. Votre fournisseur du béton recevra la commande des ressources bétons du chantier et votre grossiste l’ensemble des matériaux composant le gros œuvre. Une vue centralisée des commandes permet de voir consulter directement ce qui est commandé et le statut de livraison.
Etape n° 4 : la réception de livraison des marchandises
Dans le module achat, la fonction encodage bon de livraison permet de suivre les entrées de marchandises sur un projet. Il existe 2 manières d’intégrer les bons de livraisons dans Hit. Soit via une commande, soit un bon de livraison vierge en cas d’achat pour lequel une commande n’aurait pas été matérialisé dans Hit-Office.
Concernant les livraisons suivant commande, les ressources seront automatiquement proposées avec la quantité prévue dans la commande. On peut facilement contrôler les quantités, le prix et la qualité, le transfert du bon de livraison envoi directement les coûts dans le chantier. En cas de livraison partielle, un décompte des quantités se fait automatiquement sur les bons de commandes pour proposer le solde à la prochaine réception.
Etape n°5 : l’encodage de la facture d’achat et vérification des bons de livraisons.
Via le module comptabilité, votre comptable peut encoder ses factures d’achats dans Hit-Office. La factures d’achat peut comprendre les informations suivantes (fournisseur, chantier correspondant à la facture, responsable d’approbation, scan du pdf).
La fonction vérifier bon de livraison permet de lier tous les bons de livraisons encodés dans Hit-Office à la facture correspondante. Des fonctions de contrôles permettent de vérifier que les montants et quantités correspondent à la facture.
En cas d’incohérence la facture peut être marquée en problème.
Si les informations de commandes ou les bons de livraisons sont manquants il est toujours possible de faire une recherche des bons de commandes ouverts ou créer un bon de livraison vierge.
Etape 6 : approbation de paiement et paiements
Hit-Office possède son propre flux d’approbation de factures. Ce flux peut être édité sur plusieurs niveaux (responsable du chantier, comptable, paiement). Chaque personne devant approuver une facture peut ouvrir son profil de validation et consulter les factures qui lui sont attribuées. Il peut accepter ou refuser la facture en indiquant la raison du refus.
Quand les factures sont approuvées, le comptable obtient un écran de validation des différentes factures à approuver définitivement, il peut encore décider d’approuver ou non la facture.
Une fois cette étape effectuée on peut importer les factures dans l’enveloppe de paiement et encore décider de la mettre au paiement ou non. Le lettrage permettra de dire à Hit-Office que la facture est dans une enveloppe de paiement et a été payée.
(*) Etude de cas sur l’approbation des factures d’achat :
En fonction de la taille de l’entreprise, le nombre de factures d’achat peut devenir important et nécessite la mise en place de flux de contrôle pour s’assurer du bon paiement des factures. Voici quelques conseils efficaces dans la mise en place de ces flux de contrôle :
- Définir quelle personne doit approuver des factures (responsable de département ou conducteur)
- Définir un seuil ou flux d’approbation automatique (la facture correspond au bon de commande et aux bons de livraisons)
- Notifier les responsables de projets sur les factures tendancieuses.
- Configurer un rapport hebdomadaire par approbateur reprenant la liste des factures à approuver
- Désigner un approbateur final, qui valide les factures avant le paiement
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