Optimisez la gestion administrative avec la facturation électronique, le check-in-at-work et de la déclaration des créances !

Explorez les avantages de la facturation électronique, du check-in-at-work et de la déclaration des créances. En adoptant ces outils modernes, vous simplifiez vos processus de facturation, suivez efficacement la présence des travailleurs sur les chantiers et accélérez le règlement des créances. Libérez du temps précieux pour vous concentrer sur l’essentiel : le développement de votre activité, tout en facilitant vos tâches administratives.

Découvrez comment ces solutions peuvent transformer votre façon de travailler :

La facturation électronique : les enjeux et les avantages

Avec l’adoption de l’arrêté royal du 9 mars 2022 en Belgique et la loi du 13 décembre 2021 au Luxembourg, l’utilisation de la facturation électronique est désormais une réalité dans le secteur de la construction.

La réglementation sur la facturation électronique constitue un tournant majeur pour le secteur de la construction. Bien que la transition puisse présenter des défis, elle offre également des opportunités d’amélioration significatives en termes d’efficacité, de réduction des coûts et de collaboration renforcée. Les acteurs du secteur sont invités à s’adapter rapidement à ces nouvelles exigences pour rester compétitifs et tirer pleinement parti des avantages offerts par la facturation électronique.

Check-in-at-work – la déclaration de chantiers : quand et comment ?

Le système de déclarations de chantier CheckinatWork a été introduit en Belgique en 2014 et a depuis été largement utilisé dans l’industrie de la construction. Il vise à améliorer la sécurité sur les chantiers de grande envergure (+ de 500 000€) en permettant aux autorités de contrôler plus facilement la présence des travailleurs.

Principes :

1. Enregistrement obligatoire : Tous les travailleurs, y compris les sous-traitants, doivent s’enregistrer pour la journée via le système CheckinatWork avant de pouvoir accéder à un chantier.
2. Contrôles aléatoires : Les autorités effectueront désormais des contrôles aléatoires sur les chantiers pour vérifier la conformité des déclarations.
3. Sanctions: Les amendes pour les entreprises qui ne respectent pas les règles de déclaration de chantier peuvent s’élever à plusieurs milliers d’euros par personne dont la déclaration n’est pas validée.
4. Accès aux données : Les données collectées par CheckinatWork sont strictement confidentielles et ne peuvent être utilisées qu’à des fins de contrôle et de sécurité sur les chantiers. Les employeurs ont la responsabilité de veiller à la sécurité des données et de respecter les réglementations en matière de protection de la vie privée.

Nous vous encourageons donc à vous familiariser avec les nouvelles règles et à vous assurer que vous respectez les procédures de déclaration de chantier. Cela garantira un environnement de travail plus sûr et contribuera à renforcer l’efficacité de l’industrie de la construction, le tout en évitant des frais générés par les amendes

Comment réaliser les déclarations ?

Sur le site Checkinatwork :

1. Identifiez-vous : Connectez-vous au système CheckinatWork en utilisant vos identifiants personnels. Assurez-vous d’avoir votre numéro de sécurité sociale et votre code d’accès à portée de main.
2. Sélectionnez le chantier : Choisissez le chantier pour lequel vous devez effectuer la déclaration. Vous pouvez utiliser le numéro de chantier ou rechercher le chantier dans la liste proposée.
3. Enregistrez-vous : Une fois que vous avez sélectionné le chantier, cliquez sur l’option « Enregistrement » ou « Check-in » pour vous enregistrer en tant que travailleur sur le chantier. Vous serez invité à fournir des informations telles que votre nom, votre numéro de sécurité sociale et votre employeur.
4. Vérifiez vos informations : Assurez-vous que toutes les informations fournies sont correctes et à jour. Vérifiez également que vous êtes enregistré pour la bonne période de travail.
5. Confirmez votre enregistrement : Après avoir vérifié vos informations, confirmez votre enregistrement en cliquant sur le bouton approprié. Vous recevrez ensuite une confirmation de votre déclaration.
6. Check-out : Lorsque vous quittez le chantier, n’oubliez pas de vous déclarer « Check-out » afin de signaler votre départ. Cette étape est tout aussi importante que l’enregistrement initial.

Il n’est cependant pas toujours aisé de suivre l’ensemble du personnel, surtout quand il est amené à aller sur plusieurs chantiers sur la journée.

Ficos a développé plusieurs outils permettant de faciliter voire d’automatiser ce processus :

• Via un système de pointage avec badges ou application pour smartphone
• Via une plateforme web permettant de gérer le personnel, les chantiers et de générer QR code ou un SMS qui sera scanné par le personnel
• Via le planning personnel intégré à notre logiciel Hit-Office

Contactez notre équipe afin d’obtenir d’avantage d’informations sur les solutions Check-in-at-Work.

La déclaration des créances

Dans la routine administrative des marchés publics, une exigence très importante est l’envoi d’une déclaration de créance en complément de l’état d’avancement.

La déclaration de créance est un courrier par laquelle les entreprises peuvent déclarer leurs créances à leurs clients afin d’accéder au droit d’obtenir le paiement des travaux. Elle contient notamment des informations sur le chantier, la période des travaux et le montant que le client doit payer.

Pour les marchés publics, les clients sont tenus de payer la déclaration de créance dans un délai de 60 jours ouvrables à compter de la date de la déclaration. En cas de retard de paiement, les entreprises ont le droit légal de réclamer des intérêts de retard proportionnels au nombre de jours de dépassement.

Dans Hit-Office, il est possible de configurer la déclaration de créance de manière à ce qu’elle soit générée automatiquement lors de l’édition de l’état d’avancement. En enregistrant la date d’envoi, en générant la facture et en encodant le paiement, il est tout à fait possible de définir si le paiement est arrivé avant la date d’échéance de la déclaration de paiement.

Vous souhaitez savoir plus ?